Klublivet i Ledreborg Palace Golf - struktur og ledelse

På bestyrelsesseminaret 3. oktober 2015, blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af Henning Møller Pedersen, Peter Bjulf Gindrup, Bo Bloch Fredriksen (efterfølgende indtrådt i arbejdsgruppen) og Thomas Holluf Nielsen. Arbejdsgruppen fik til opgave at udarbejde et konkret oplæg til en ledelsesstruktur for klublivet i LPGC.

Herunder følger gruppens oplæg til behandling på bestyrelsesmødet 3. november og efterfølgende til præsentation for klublivet jævnfør nedenstående tidsplan.

 Udgangspunktet

I dag styres klublivet af en række udvalg/grupper/klubber, der ledelsesmæssigt i forhold til bestyrelsen arbejder med helt forskellige referenceformer. Alt fra udvalg kun bestående af bestyrelsesmedlemmer til udvalg, der ikke har nogen egentlig relation til bestyrelsen.

 

Udvalg:                                          Reference til bestyrelsen:

Husudvalg                                      Thomas Wendelboe

Baneudvalg                                    Arne Jensen

Supportgruppen                             Ingen – refererer til Peter Bjulf Gindrup

Begynderudvalg                             Ingen

Sponsorudvalg                               Består af bestyrelsesmedlemmer

Herreklubben                                 Ingen

Dameklubben                                Ingen

Seniorklubben                               Elise Kristensen

Regel- og handicapudvalg            Ingen

Eliteudvalg                                    Martin Hornsyld

Regionsgolf                                   Birger Knudskov

Juniorudvalg                                 Thomas Holluf Nielsen

Turneringsudvalg                          Carsten Krøis

Kulturudvalget                              Ole Ilsøe

 

Denne beskrivelse viser en ledelsesstruktur, der dækker over forskellige referenceformer:

  1. Reference via golfmanager Peter Bjulf Gindrup; supportgruppen
  2. Repræsentation via bestyrelsesmedlem som medlem af udvalg; turnerings-, elite- og juniorudvalg samt seniorklub.
  3. Koordination via bestyrelsesudvalg; regionsgolf. Fungerer ikke som et egentlig udvalg, hvert hold lever sit eget liv.
  4. Udvalg som er underudvalg af bestyrelsen; bane-, hus- og sponsorudvalg.
  5. Ingen egentlig reference; herre- og dameklubben, begynder- og handicapudvalg.

På denne baggrund åbner der sig en række spørgsmål, der har behov for afklaring:

  • Findes der en mere ensartet struktur, der skaber klarhed, effektivitet og gennemsigtighed?
  • Hvordan sammensættes og rekrutteres disse udvalg?
  • Hvilke beføjelser/rettigheder ligger i udvalget?
  • Hvilke ressourcer råder udvalget over; klubbudget, eget bidrag, sponsorer?
  • Hvordan kommunikerer udvalget; internt, til bestyrelsen, til medlemmerne, til omverdenen?
Hvorfor en ny struktur

Tilsvarende den nye ledelsesstruktur for ansatte i LPGC er der behov for at styrke samarbejdet på tværs af klublivet i LPGC. Yderligere vurderer arbejdsgruppen, at der er behov for at skabe en ensartet samarbejdsmodel og reference fra klublivet til og fra bestyrelsen. Dette blev bekræftet på afholdt fællesmøde for de frivillige 15. juni 2015.

Konkret skal den nye struktur understøtte følgende:

  • Styrke gensidig viden om klublivet i LPGC
  • Styrke trivsel og ”arbejdsglæde” for de frivillige
  • Styrke dialog og samarbejde mellem de frivillige og mellem de frivillige og bestyrelsen
  • Styrke dialogen mellem klublivet og medlemmerne
  • Effektivisere beslutningskompetencen mellem klublivet og bestyrelsen
  • Sikre maksimal værdiskabelse af de relativt begrænsede økonomiske ressourcer LPGC for nuværende har mulighed for at støtte klublivet med.

   

 Struktur

Klublivet organiseres i følgende 3 teams:

struktur

                 

 Ansvar og organisering af udvalg/klub/gruppe

Er ansvarlig for det aftalte formål, ambition, aktiviteter og opgaver

Rekrutterer og organiserer sig selv

Formanden repræsenterer udvalget i det respektive Team

Refererer til det respektive Team

Afholder møder efter behov

Forestår løbende kommunikation om aktiviteter og opgaver.

 

 Ansvar og organisering af Teams

Er ansvarlig for det aftalte formål, samlet budget på teamniveau, ambition, aktiviteter og opgaver på Teamniveau

Består af formænd for tilhørende udvalg/klubber/gruppe plus en til tobestyrelsesmedlemmer. Forestår løbende kommunikation om aktiviteter og opgaver

Referer til bestyrelsen v/formanden for Teamet.

Hensigtserklæring om, at man som bestyrelsesmedlem ikke har en dobbeltrolle og samtidig er udvalgsformand.

Afholder møder efter behov dog min. 2 møder årligt (sæsonplanlægning/sæsonevaluering).

 

Beføjelse/rettigheder

Teams og tilhørende udvalg/klubber/gruppe har beføjelse til at udøve arbejdet indenfor DGU´s regler, klubbens vedtægter og bestyrelsens anvisninger. Udvalgene kan ikke på noget tidspunkt få rettigheder, der strider mod ovenstående. Evt. åbnede rettigheder eller privilegier kan til et hvert tidspunkt og uden forudgående varsel ophæves af bestyrelsen.

 
Ressourcer

Teametråder over midler, der via bestyrelsen i LPGC allokeres. Midlerne kan uden forudgående godkendelse anvendes til omkostninger, der hører til de respektive udvalg/klubber/gruppes aktiviteter og opgaver indenfor det aftalte formål. Bestyrelsen kan til enhver tid ændre størrelsen på de allokerede midler.

Teamet og tilhørende udvalg/klubber/gruppe kan selv skaffe sig midler via ”klubmedlemsbidrag”, eventsponsorer, præmiesponsorer eller lignende. Egentlige sponsoraftaler kun efter aftale med LPGC golfmanager. Dette for at undgå konflikt med LPGC sponsoraftaler- og aktiviteter.

 
Kommunikation

Team og tilhørende udvalg/klubber/gruppe forestår selv intern kommunikation og kommunikation og information om aktiviteter og opgaver til klublivet og medlemmer i LPGC.

Beskrivelse af team og de tilhørende udvalg/klubber/gruppe og respektive medlemmer sker på LPGC hjemmeside efter aftale.

Det skal tilstræbes, at al kommunikation, såvel intern i klubben som eksternt til medlemmer foregår hurtigt, levende, interaktivt, relevant – og ikke mindst i en god og sober tone.

 

Tidsplan

Arbejdsgruppen foreslår følgende tidsplan:

  • Før jul 2015 inviteres alle medlemmer af eksisterende udvalg/klubber/gruppe til et fællesmøde, hvor den nye struktur præsenteres og behandles. Succeskriterier for dette møde er accept og kommitment. På samme møde præsenteres hjemmeopgave til fællesmøde med alle teams.
  • Inden udgangen af januar 2016 afholdes møde med alle Teams som præsenterer deres beskrivelse af formål, ambitioner, aktiviteter og opgaver
  • Resultatet behandles på efterfølgende bestyrelsesmøde
  • Herefter kører nedenstående årshjul.

 

Årshjul

 årshjul

 

Medio oktober/medio november:

Teams holder møder med udvalg/klubber/gruppe, hvor det forløbne år evalueres, planlægning af næste år starter op herunder opsamling af ønsker m.v.

Plan for næste år udarbejdes.

Evt. tilmeldinger til turneringer foretages rettidigt

Teamets sammensætning til næste år planlægges.

Ultimo november:

Fællesmøde for alle frivillige, hvor sammenfatning af evaluering af året plus plan for næste år præsenteres og drøftes.

Rekruttering til udvalg/klubber/gruppe, hvis det ikke er sket på separate møder.

Primo december:

Julefrokost for deltagere i frivilligarbejdet.

 I løbet af året:                

De enkelt udvalg afholder det nødvendige antal møder, således at planlagte aktiviteter bliver gennemført som aftalt.

Februar:

Teams afholder endeligt koordineringsmøde, så alle er klar til sæsonstart.

Juni:

Fællesmøde for alle frivillige. Fokusområde er klublivet generelt. Status og midtvejsevaluering.

Sommer:

Social aktivitet for de frivillige. – en opgave for det nye kulturudvalg.

 

På arbejdsgruppens vegne:

Henning Møller Pedersen

Peter Bjulf

Bo Bloch Frederiksen

Thomas Holluf Nielsen

Februar 2016